1. Descripción general del proceso automatizado:
El proceso de automatización comprende dos grandes áreas:
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La automatización del proceso de solicitud de ficha catastral.
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La automatización del proceso de trámite y control interno.
El primero consiste en la utilización de las TIC’s para eliminar todos los aspectos de carácter manual que impliquen la existencia de colas de espera, la recepción y revisión de documentos, además de su posterior compilación para el trámite interno. El segundo, tendente a la eliminación del desglose, compilación y consulta de documentos y datos, aunado a la confirmación y elaboración de Fichas Catastrales, además de la comunicación con el solicitante para informar el estatus de la solicitud.
El primero de los procesos implica el uso intensivo y extensivo de la Internet, mediante la mejora de los servicios que hoy ofrece el Portal de la Alcaldía del Municipio Libertador, añadiéndole la posibilidad del trámite, la solicitud (Planilla), la posibilidad de su elaboración vía pantalla así como la constatación de la consistencia de la data, su grabación directa en la base de datos y la emisión de mensajes de advertencia sobre el incumplimiento de los pagos a la Corporación de Servicios Municipales, mismos que se realizan a través del recibo de la E de C.
El segundo, la utilización integral de la base de datos de la Dirección de Documentación e Información Catastral , la digitalización de los archivos para la debida carga, la intercomunicación de la base de datos de la dependencia municipal con aquella de la E de C, a los fines de producir la confirmación electrónica de los pagos, que conduzca a eliminar la conciliación manual y, finalmente, el uso de la telefonía celular con el objeto de la constante comunicación con los solicitantes, a través de la emisión de mensajes de texto, lo cual implicaría a su vez, la interconexión parcial de la base de datos de la Dirección con aquella dispuesta por el operador de telefonía celular para estos fines. Ambos procesos se explican con detalle en la sección de Diagramas de Flujo.
2. Alcance:
La propuesta de automatización referida en este documento esta circunscrita exclusivamente a la digitalización de los archivos actualmente en posesión de la Dirección y a la informatización de la solicitudes de Fichas Catastrales en la misma dependencia, así como la optimización de los procesos de administración y control de la data catastral, de aquellos inmuebles que existan en los registros físicos actuales de la Dirección. No incluye ningún otro proceso tales como la tramitación de la Titularidad de la Tierra o la inscripción de inmuebles reciente construcción, actividades que prevé el formulario actual.
Con la digitalización se espera lograr un efecto multiplicador en todo lo atinente a las actividades de registro y control de datos en la Alcaldía del Municipio Libertador en general, pero, se reitera, no es un aspecto que pudiese estar inscrito dentro del alcance de la presente propuesta. Sin embargo, es una consecuencia positiva que todo proceso de informatización conlleva.
3. Requerimientos de tecnología:
Para acometer la propuesta en referencia es condición necesaria y suficiente cumplir con los siguientes requerimientos de tecnología y en cada una de las fases que en el cuadro subsiguiente se exponen:
4. Tiempos de ejecución:
Los tiempos estimados para el diseño definitivo, la realización física e informática, la culminación y puesta en productivo de la propuesta en referencia son:
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Preparación; tres semanas, a partir de la fecha de inicio.
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Digitalización de Archivos; cuatro semanas a partir de la fecha de instalación de los equipos. Esta extensión de tiempo está sujeta al volumen de expedientes por digitalizar y su disponibilidad. Por otra parte, es importante hacer notar que esta fase se ejecutará simultáneamente con las subsiguientes, por cuanto que corresponde a equipos distintos de consultores técnicos.
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Modificaciones en la Página de Internet de la Alcaldía y sus pruebas; dos semanas.
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Establecimiento de los Mecanismos de Comunicación e interfases de transmisión entre las bases de datos y los teleoperadores de Telefonía Celular; de cuatro a doce semanas. La duración de esta etapa depende de las reuniones previas de coordinación entre los entes del Estado involucrados, así como de la escogencia, disponibilidad de equipos y software para el establecimiento de la comunicación, además de la ejecución de las pruebas necesarias.
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Estructuración y pruebas integrales del sistema; de dos a tres semanas para los ajustes que surjan y su definitiva puesta en productivo.
