1. Descripción:
La Dirección de Documentación e Información Catastral, ofrece al usuario la posibilidad de obtener copias de sus Fichas Catastrales mediante un proceso de carácter manual. Comienza con el otorgamiento diario de una cantidad no mayor de cuarenta (40) números para acceder al registro de la solicitud. A ese número limitado de usuarios se les hace entrega de una Planilla de Solicitud de copia de la Ficha Catastral, misma que es elaborada in situ y a la cual se le anexa como elemento de identificación, una Fotocopia de la Cédula de Identidad del usuario solicitante y el último recibo de la Electricidad de Caracas (en lo adelante en este y todos los documentos del proyecto identificada como E de C). Este recibo, al reseñar el pago de los Servicios de Aseo Urbano, deja constancia de la solvencia del usuario con la Corporación de Servicios Municipales.
La Planilla de Solicitud debidamente elaborada, se consigna ante una taquilla de Atención al Público dispuesta para tales efectos por la Dirección de Catastro de la Alcaldía. Consignadas las cuarenta planillas, el o los funcionarios de Atención al Público remiten los documentos a el o los funcionarios de Control Interno, que luego de constatada la integridad del cumplimiento de los requisitos, los clasifican por orden alfabético de manera manual, desglosan en Planilla, Recibo de la E de C y Fotocopia de la Cédula de Identidad, utilizando solo los dos primeros para hacer las averiguaciones que se requieran. En consulta vía pantalla, único paso informático del proceso actual, se determina el Número del Expediente del usuario, mismo que es consultado físicamente por el o los funcionarios de Control Interno encargados de esta función. Verificada la existencia física del expediente, se constatan los datos con los registrados por el usuario en la planilla de solicitud y solo si son consistentes, el o los funcionarios toman nota manual del número y remiten los documentos debidamente identificados con el número antes referido, a el o los funcionarios que elaborarán, también de forma manual, las copias de las fichas catastrales de los usuarios solicitantes.
Transcurridos quince (15) días hábiles, los usuarios solicitantes ocurrirán por ante la taquilla donde consignaron sus documentos, a los fines de recibir su Ficha Catastral. El Diagrama de Flujo respectivo, ilustra de manera más amplia el proceso aquí descrito.
2. Estructura organizativa que lo soporta:
La Dirección de Documentación e Información Catastral , ha dispuesto para estos fines de una Coordinación de Atención al Contribuyente , donde existen la unidad de Atención al Público y otra de Control Interno. Existe un responsable de la Coordinación, quien, en función del volumen de trabajo, pudiera integrarse a las funciones manuales antes descritas. Los expedientes más recientes (10 años) están identificados con un registro alfanumérico, almacenado en una Base de Datos. Los más antiguos (10 años o más) reposan en libros. Toda la actividad de registro, control, averiguación e investigación de información, es de carácter manual, existiendo un múltiple abanico de acciones que no contempla el Proyecto de Automatización, pero que solo la digitalización de los archivos ya resolvería de por sí.
3. Fortalezas y debilidades del proceso actual:
El proceso actual tiene las siguientes Fortalezas:
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Es personalizado, circunstancia que satisface un requerimiento idiosincrático del usuario.
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Se conduce de manera relativamente eficiente, dada la experiencia y conocimiento tanto de los funcionarios, como por el Jefe de la División, de la ubicación de los archivos y existencia de información, lo que permite desechar solicitudes por falta de datos disponibles.
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Ayuda a la Corporación de Servicios Municipales en la determinación a priori de la solvencia de los usuarios con la dependencia mencionada, por la vía del conocimiento del porcentaje de recibos de la E de C cancelados al día.
El proceso actual tiene las siguientes Debilidades:
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El usuario debe someterse a largas colas desde tempranas horas de la mañana, sin tener la certeza de que su solicitud será seleccionada dentro de las cuarenta diarias
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Todos los pasos del proceso son manuales y sujetos a un conocimiento individual y personal de un funcionario del que no se tiene la plena certeza de su asistencia diaria
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Todas las solicitudes pudiesen no ser debidamente atendidas o bien por falta de información o por falta de consistencia en la data.
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La recepción de solicitudes está sujeta a un horario coincidente con aquel destinado por el usuario para sus actividades diarias de trabajo, lo que lo obliga a solicitar una dispensa para realizar esta gestión, de la cual, además, no tiene certeza culmine en un día.
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El usuario no tiene la seguridad absoluta de que, transcurridos los quince (15) días hábiles, obtendrá la ficha catastral, toda vez que no recibe información de ningún tipo durante ese tiempo de espera y sobre el estatus de su solicitud.
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La Dirección de Catastro no dispone de instrumentos eficientes para la rápida determinación de la gestión u otro tipo de estadísticas informativas, porque los funcionarios tendrían que obtenerla por vía manual y podrían no tener tiempo disponible para ello.
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Los funcionarios podrían llegar a tener momentos de verdadera dificultad en el procesamiento de más de una solicitud, al ser la información de difícil acceso físico o de delicado tratamiento por el estado de los expedientes.
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Finalmente, todo proceso manual encarna la posibilidad de favorecer la corrupción y el cohecho.
