Bienvenidos…

Hola a todas y todos,

El presente blog surge en el marco de la asignatura “Gobierno Electrónico” dictada por el Prof. Rafael Vielma Bolívar en la Especialización en Gobierno y Política Pública del Centro de Estudios de Postgrado (Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas – Universidad Central de Venezuela).

El objetivo de la publicación es mostrar una solución de e-gobierno aplicada a alguna problemática. En tal sentido, el grupo integrado por Steven García, Pedro Itriago y Xavier Valente ha planteado una PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE SOLICITUD Y REGISTRO DE DATOS PARA LA FICHA CATASTRAL ANTE LA DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN CATASTRAL DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO BOLIVARIANO LIBERTADOR (CARACAS-VENEZUELA).

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Algunas consideraciones preliminares

1. Importancia del catastro:

El catastro entendido como el procedimiento estadístico, técnico, científico y administrativo en virtud del cual se hace el inventario de todos los bienes inmuebles y recursos naturales de un país es la principal herramienta para facilitar la ordenación territorial en un país. El levantamiento catastral, el registro de la propiedad y el estudio de las operaciones que tienen por finalidad determinar la tenencia de la tierra, la verificación de la riqueza actual y la valoración de los inmuebles son actividades fundamentales para el desarrollo de políticas coherentes para el crecimiento ordenado y planificado en toda su extensión territorial.

La Ley de Geografía, Cartografía y Catastro Nacional le otorga al Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar (IGVSB) el carácter rector en la materia en tanto debe dirigir, coordinar y ejecutar las políticas y planes de su competencia, especialmente las relacionadas con la implantación, formación y conservación del Catastro en todo el territorio. No obstante, los municipios como agentes de la ejecución catastral, a través de las Oficinas Municipales de Catastro (OMC) se encargarán de crear, ejecutar, oficializar y conservar el Catastro bajo la supervisión, normas técnicas y especificaciones del IGVSB.

En Venezuela se están realizando importantes esfuerzos por mantener un catastro moderno, que haga uso de los avances tecnológicos como medio idóneo para fiscalizar, evaluar, planificar y administrar el uso del suelo. En tal sentido. el sistema catastral integrado en una base de datos, funciona al mismo tiempo como sistema de datos (almacena hechos y los recupera para que se utilicen) y como sistema de información (manipula y analiza datos que permiten la toma de decisiones). Una integración conceptual y técnica de esta índole repercute favorablemente sobre el servicio a la sociedad que representa un buen catastro.

Un buen Catastro es aquel que contribuye para la distribución equitativa de las cargas tributarias, promueve la seguridad de la propiedad y crea bases para la planificación urbana. Justamente esta última afirmación es la que abrió el camino para una nueva visión: el Catastro Multifinalitario. Este registro pasa a contemplar, además de los aspectos económicos, físicos y jurídicos tradicionales, los datos ambientales y sociales del inmueble y de las personas que en él habitan.

La visión más amplia y multifinalitaria del Catastro inició después de la II Guerra Mundial y se consolidó a partir de la Agenda 21 aprobada en 1992 durante la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Medio Ambiente y Desarrollo realizada en la ciudad de Rio de Janeiro y de la Resolución de la Segunda Conferencia de las Naciones Unidas sobre Asentamientos Humanos – HABITAT II. Ambos documentos dejan clara la importancia de la información territorial confiable como apoyo a los procesos de toma de decisiones orientadas a preservar el medio ambiente y a promover el desarrollo sostenible. La Figura 1 representa la evolución de las visiones del catastro. Es importante destacar que esta evolución no debe confundirse con el simple mejoramiento tecnológico, sino el surgimiento de cambios sustantivos en la conceptualización del uso universal de los datos por parte de múltiples usuarios cuyas actividades se complementan.

Figura 1.

En tal sentido, nuestro país y en particular las Oficinas Municipales tienen deficiencias en la atención al público precisamente por la cantidad de elementos que implica el catastro y por la poca incorporación de elementos tecnológicos que faciliten el proceso.

2. Bibliografía:

Asamblea Nacional (2000): Ley de geografía, cartografía y catastro nacional, Gaceta Oficial, nº 36.920.

Berné, J.; Ribera, C. y Camargo, S. (2005): “La actualidad catastral en Venezuela”, Catastro, Madrid, octubre, 41-48.

Erba, D. (Ed.) (2007): Catastro Multifinalitario: aplicado a la definición de políticas de suelo urbano, Cambridge: Lincoln Institute of Land Policy.

Mirambeaux, H. (2003): Reforma de la Dirección General del Catastro Nacional. Ponencia presentada en el VIII

Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Panamá, del 28 al 31 octubre.

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Proceso actual

1. Descripción:

La Dirección de Documentación e Información Catastral, ofrece al usuario la posibilidad de obtener copias de sus Fichas Catastrales mediante un proceso de carácter manual. Comienza con el otorgamiento diario de una cantidad no mayor de cuarenta (40) números para acceder al registro de la solicitud. A ese número limitado de usuarios se les hace entrega de una Planilla de Solicitud de copia de la Ficha Catastral, misma que es elaborada in situ y a la cual se le anexa como elemento de identificación, una Fotocopia de la Cédula de Identidad del usuario solicitante y el último recibo de la Electricidad de Caracas (en lo adelante en este y todos los documentos del proyecto identificada como E de C). Este recibo, al reseñar el pago de los Servicios de Aseo Urbano, deja constancia de la solvencia del usuario con la Corporación de Servicios Municipales.

 

La Planilla de Solicitud debidamente elaborada, se consigna ante una taquilla de Atención al Público dispuesta para tales efectos por la Dirección de Catastro de la Alcaldía. Consignadas las cuarenta planillas, el o los funcionarios de Atención al Público remiten  los documentos a el o los funcionarios de Control Interno, que luego  de constatada la integridad del cumplimiento de los requisitos, los clasifican por orden alfabético de manera manual, desglosan en Planilla, Recibo de la E de C y Fotocopia de la Cédula de Identidad, utilizando solo los dos primeros para hacer las averiguaciones que se requieran. En consulta vía pantalla, único paso informático del proceso actual, se determina el Número del Expediente del usuario, mismo que es consultado físicamente por el o los funcionarios de Control Interno encargados de esta función. Verificada la existencia física del expediente, se constatan los datos con los registrados por el usuario en la planilla de solicitud y solo si son consistentes, el o los funcionarios toman nota manual del número y remiten los documentos debidamente identificados con el número antes referido, a el o los funcionarios que elaborarán, también de forma manual, las copias de las fichas catastrales de los usuarios solicitantes.

 

Transcurridos quince (15) días hábiles, los usuarios solicitantes ocurrirán por ante la taquilla donde consignaron sus documentos, a los fines de recibir su Ficha Catastral. El Diagrama de Flujo respectivo, ilustra de manera más amplia el proceso aquí descrito.

 

2. Estructura organizativa que lo soporta:

 

La Dirección de Documentación e Información Catastral , ha dispuesto para estos fines de una Coordinación de Atención al Contribuyente , donde existen la unidad de Atención al Público y otra de Control Interno. Existe un responsable de la Coordinación, quien, en función del volumen de trabajo, pudiera integrarse a las funciones manuales antes descritas. Los expedientes más recientes (10 años) están identificados con un registro alfanumérico, almacenado en una Base de Datos. Los más antiguos (10 años o más) reposan en libros. Toda la actividad de registro, control, averiguación e investigación de información, es de carácter manual, existiendo un múltiple abanico de acciones que no contempla el Proyecto de Automatización, pero que solo la digitalización de los archivos ya resolvería de por sí.

 

3. Fortalezas y debilidades del proceso actual:

 

El proceso actual tiene las siguientes Fortalezas:

  1. Es personalizado, circunstancia que satisface un requerimiento idiosincrático del usuario.
  2. Se conduce de manera relativamente eficiente, dada la experiencia y conocimiento tanto de los funcionarios, como por el Jefe de la División, de la ubicación de los archivos y existencia de información, lo que permite desechar solicitudes por falta de datos disponibles.
  3. Ayuda a la Corporación de Servicios Municipales en la determinación a priori de la solvencia de los usuarios con la dependencia mencionada, por la vía del conocimiento del porcentaje de recibos de la E de C cancelados al día.

 

El proceso actual tiene las siguientes Debilidades:

  1. El usuario debe someterse a largas colas desde tempranas horas de la mañana, sin tener la certeza de que su solicitud será seleccionada dentro de las cuarenta diarias
  2. Todos los pasos del proceso son manuales y sujetos a un conocimiento individual y personal de un funcionario del que no se tiene la plena certeza de su asistencia diaria
  3. Todas las solicitudes pudiesen no ser debidamente atendidas o bien por falta de información o por falta de consistencia en la data.
  4. La recepción de solicitudes está sujeta a un horario coincidente con aquel destinado por el usuario para sus actividades diarias de trabajo, lo que lo obliga a solicitar una dispensa para realizar esta gestión, de la cual, además, no tiene certeza culmine en un día.
  5. El usuario no tiene la seguridad absoluta de que, transcurridos los quince (15) días hábiles, obtendrá la ficha catastral, toda vez que no recibe información de ningún tipo durante ese tiempo de espera y sobre el estatus de su solicitud.
  6. La Dirección de Catastro no dispone de instrumentos eficientes para la rápida determinación de la gestión u otro tipo de estadísticas informativas, porque los funcionarios tendrían que obtenerla por vía manual y podrían no tener tiempo disponible para ello.
  7. Los funcionarios podrían llegar a tener momentos de verdadera dificultad en el procesamiento de más de una solicitud, al ser la información de difícil acceso físico o de delicado tratamiento por el estado de los expedientes.
  8. Finalmente, todo proceso manual encarna la posibilidad de favorecer la corrupción y el cohecho.

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Requerimientos de automatización

1. Exposición de Motivos:

 

La Dirección de Documentación e Información Catastral, considera fundamental mejorar la atención al usuario, no solo por constituir este la razón fundamental del gobierno local, sino para mejorar, asegurar, preservar y asegurar el manejo de valiosa información catastral en manos del Gobierno Municipal. En tal sentido, el objetivo que persigue el Proyecto de Automatización de la Solicitud de Ficha Catastral es:

 

FACILITAR, MEJORAR Y OPTIMIZAR EL PROCESO DE REGISTRO, CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN CATASTRAL DEL MUNICIPIO LIBERTADOR, PARA FAVORECER AL CIUDADANO EN SUS TRÁMITES COTIDIANOS Y COADYUVAR AL GOBIERNO MUNICIPAL EN EL ALCANCE DE UN GRADO SUPERIOR DE EFICIENCIA, CÓNSONO CON SU SAGRADO DEBER COMO PRESTADOR DE LOS SERVICIOS QUE ESPERA Y MERECE  EL PUEBLO.

 

En atención al objetivo antes planteado, la Dirección requiere:

  1. Se automatice, en principio, el Proceso de Solicitud de Fichas Catastrales, mediante el uso integral de las Tecnologías de Información y Comunicación (en adelante para todos los aspectos relativos a este tema y mencionados en este documento, identificadas como TIC’s) sin perjuicio de aquellas acciones futuras que pudiesen emprenderse para automatizar otros procesos estratégicos dentro de la dependencia.
  2. Se hagan las averiguaciones e investigaciones conducentes a determinar las TIC’s más adecuadas a la necesidad planteada en el inciso antes expuesto.

 

En tal sentido, se plantea:                                            

 

  1. Diseñar todo los procesos asociados a la automatización del registro.
  2. Investigar y determinar las TIC’s requeridas para la automatización de todos los procesos asociados al registro, control y otorgamiento de fichas catastrales.
  3. Hacer los contactos y coordinaciones con otros organismos del Estado que pudiesen coadyuvar en la referida automatización.
  4. Establecer los enlaces que en materia de información y comunicación se requieran para el alcance de la automatización en referencia.

2. Descripción de aspectos a mejorar:

 

Con la automatización del proceso de Solicitud y Registro de Fichas Catastrales se espera lograr mejorar:

 

  1. El tiempo de trámite de la solicitud, mediante la eliminación total de las colas para evacuar la gestión por parte del usuario, tanto en su etapa de trámite inicial como en su obtención.
  2. La eficiencia y el control de los archivos del Catastro, al digitalizar una parte importante de la información susceptible de tal.
  3. La eficiencia del personal adscrito a la dependencia, al requerir una nueva distribución de funciones y reducir ostensiblemente la realización de trámites manuales.
  4. La comunicación con el ciudadano al incorporar las actuales TIC’s disponibles, tal como la Internet y el teléfono celular, en el seguimiento y suministro de información sobre el estatus de su solicitud.
  5. La imagen del Gobierno Municipal, al convertirse en un eficiente y amigable prestador de servicios al ciudadano.

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Propuesta de automatización

1. Descripción general del proceso automatizado:

El proceso de automatización comprende dos grandes áreas:

  1. La automatización del proceso de solicitud de ficha catastral.
  2. La automatización del proceso de trámite y control interno.

El primero consiste en la utilización de las TIC’s para eliminar todos los aspectos de carácter manual que impliquen la existencia de colas de espera, la recepción y revisión de documentos, además de su posterior compilación para el trámite interno. El segundo, tendente a la eliminación del desglose, compilación y consulta de documentos y datos, aunado a la confirmación y elaboración de Fichas Catastrales, además de la comunicación con el solicitante para informar el estatus de la solicitud.

El primero de los procesos implica el uso intensivo y extensivo de la Internet, mediante la mejora de los servicios que hoy ofrece el Portal de la Alcaldía del Municipio Libertador, añadiéndole la posibilidad del trámite, la solicitud (Planilla), la posibilidad de su elaboración vía pantalla así como la constatación de la consistencia de la data, su grabación directa en la base de datos y la emisión de mensajes de advertencia sobre el incumplimiento de los pagos a la Corporación de Servicios Municipales, mismos que se realizan a través del recibo de la E de C.

El segundo, la utilización integral de la base de datos de la Dirección de Documentación e Información Catastral , la digitalización de los archivos para la debida carga, la intercomunicación de la base de datos de la dependencia municipal con aquella de la E de C, a los fines de producir la confirmación electrónica de los pagos, que conduzca a eliminar la conciliación manual y, finalmente, el uso de la telefonía celular con el objeto de la constante comunicación con los solicitantes, a través de la emisión de mensajes de texto, lo cual implicaría a su vez, la interconexión parcial de la base de datos de la Dirección con aquella dispuesta por el operador de telefonía celular para estos fines. Ambos procesos se explican con detalle en la sección de Diagramas de Flujo.

2. Alcance:

La propuesta de automatización referida en este documento esta circunscrita exclusivamente a la digitalización de los archivos actualmente en posesión de la Dirección y a la informatización de la solicitudes de Fichas Catastrales en la misma dependencia, así como la optimización de los procesos de administración y control de la data catastral, de aquellos inmuebles que existan en los registros físicos actuales de la Dirección. No incluye ningún otro proceso tales como la tramitación de la Titularidad de la Tierra o la inscripción de inmuebles reciente construcción, actividades que prevé el formulario actual.

Con la digitalización se espera lograr un efecto multiplicador en todo lo atinente a las actividades de registro y control de datos en la Alcaldía del Municipio Libertador en general, pero, se reitera, no es un aspecto que pudiese estar inscrito dentro del alcance de la presente propuesta. Sin embargo, es una consecuencia positiva que todo proceso de informatización conlleva.

3. Requerimientos de tecnología:

Para acometer la propuesta en referencia es condición necesaria y suficiente cumplir con los siguientes requerimientos de tecnología y en cada una de las fases que en el cuadro subsiguiente se exponen:

fases

4. Tiempos de ejecución:

Los tiempos estimados para el diseño definitivo, la realización física e informática, la culminación y puesta en productivo de la propuesta en referencia son:

  1. Preparación; tres semanas, a partir de la fecha de inicio.
  2. Digitalización de Archivos; cuatro semanas a partir de la fecha de instalación de los equipos. Esta extensión de tiempo está sujeta al volumen de expedientes por digitalizar y su disponibilidad. Por otra parte, es importante hacer notar que esta fase se ejecutará simultáneamente con las subsiguientes, por cuanto que corresponde a equipos distintos de consultores técnicos.
  3. Modificaciones en la Página de Internet de la Alcaldía y sus pruebas; dos semanas.
  4. Establecimiento de los Mecanismos de Comunicación e interfases de transmisión entre las bases de datos y los teleoperadores de Telefonía Celular; de cuatro a doce semanas. La duración de esta etapa depende de las reuniones previas de coordinación entre los entes del Estado involucrados, así como de la escogencia, disponibilidad de equipos y software para el establecimiento de la comunicación, además de la ejecución de las pruebas necesarias.
  5. Estructuración y pruebas integrales del sistema; de dos a tres semanas para los ajustes que surjan y su definitiva puesta en productivo.

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Generalidades técnicas y recomendaciones para bases de datos, equipos de recepción, transmisión y almacenaje de datos

Las tecnologías de información y comunicación disponen de un amplio repertorio de ofertas en el mercado mundial de hoy. Es común caer en la tentación de observar un solo indicador para su adquisición. Así por ejemplo, hay quienes que suelen inclinarse por lo más avanzado en procesadores, velocidades de transmisión de datos, capacidades de almacenaje y funcionalidades adicionales, sin importar el costo y bajo el criterio apriorístico de que se requiere lo más avanzado en tecnología o el presupuesto es suficientemente amplio como para acceder a la sofisticación.

En el otro extremo, es común hallar quienes se inclinan por lo más económico y accesible, sin reparar en la capacidad de los equipos y la flexibilidad en su uso, en función del problema a resolver. En tal sentido y en razón de lo expuesto en líneas anteriores, resulta fundamental recomendar:

  1. Se adquieran equipos en el mercado nacional, con proveedores locales que puedan suministrar el servicio de post venta (tanto mantenimiento preventivo como correctivo) así como la certeza de la disponibilidad de partes y piezas de repuesto en el caso de confrontar una contingencia a corto plazo.
  2. Se calibren los equipos a nivel local, en atención a la frecuencia y voltaje de la transmisión de electricidad, además de la instalación de los reguladores o equipos de regulación, que garanticen la integridad de los equipos en caso de variaciones intempestivas de la potencia.
  3. Se adquieran el o los software de comunicación con existencia de suficiente información sobre su instalación y uso. Si se tratase de SW libre, garantizarse la disponibilidad de todos los códigos fuente que resulten necesarios para las modificaciones futuras que haya menester realizar.
  4. Se contrate con proveedores de Telefonía Celular que garanticen mayor cobertura y efectividad de comunicación, así como la disponibilidad oportuna de información sobre adelantos en tecnología susceptibles de ser adoptados por el sistema, de manera de inducir mejoras en el funcionamiento cotidiano.
  5. Se nombre un Comité de evaluación técnica que determine la exactitud de los cálculos, así como la necesidad real de adquisición de equipos, la revisión de los presupuestos y su correcta ejecución. Se entiende que parte importante de este organismo accidental, debe ser la Contraloría Municipal, con ayuda de los entes especialistas al servicio del Estado (CONATEL, Ministerio Telecomunicaciones e Informática).

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Diagramas de flujo

A continuación se presentan los diagramas de flujos correspondientes tanto del proceso actual como de la propuesta de automatización:

1. Solicitud de ficha catastral. Proceso actual:

1. 1. Recepción de solicitudes:

1

1.2. Trámite interno:

2

3

2. Solicitud de ficha catastral. Propuesta de automatización:

2.1. Proceso de registro de solicitud:

4

5

2.2. Proceso de trámite interno:

6

7

8

2.2.1. Proceso de envío al usuario de la ficha catastral digitalizada:

9

2.2.2. Proceso de envío de mensajería de texto (vía teléfono celular):

10

2.2.3. Proceso de impresión de fichas catastrales existentes en archivos físicos:

11

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